إذا كنت تستخدمه يوميا تطبيق الملاحظات على iPhoneأنت تعلم أنه من السهل أن ينتهي بك الأمر بمئات الإدخالات التي تمزج بين الأفكار والقوائم والتذكيرات والملاحظات السريعة؛ يمكن أن تكون النتيجة فوضى تجعل من الصعب العثور على ما تحتاجه.وهذا هو السبب على وجه التحديد وراء أهمية الاعتماد على ميزة غير مستغلة بشكل كافٍ ولكنها مفيدة للغاية لإضفاء النظام بسهولة.
وتسمى هذه الوظيفة المجلدات الذكية وكما يوحي اسمه، فهو يعمل كمرشح يقوم تلقائيًا بتجميع الملاحظات وفقًا للمعايير التي تحددها؛ دون نقلها يدويًا أو تكرار المحتوىباستخدام بعض القواعد، يمكنك تجميع الملاحظات حسب العلامات أو التاريخ أو قوائم المراجعة أو المرفقات أو المحتوى المشترك، والحفاظ على كل شيء محدثًا دون الحاجة إلى أي صيانة.
ما هي المجلدات الذكية في الملاحظات؟
المجلد الذكي ليس مجلدًا "ماديًا" يتم تخزين الملاحظات فيه، بل هو عرض ديناميكي يعتمد على التصفية؛ يمكنك اعتباره بمثابة بحث محفوظ يتم تحديثه دائمًا.تظل الملاحظات في المجلدات الأصلية التي قمت بإنشائها فيها: تقوم المجلدات الذكية "بالتقاطها" مؤقتًا فقط إذا كانت تلبي المعايير.
وهذا له مزايا رئيسية: ملاحظاتك لا تتحرك ولا تتكرر، ولكن يمكنك الوصول إليها بطرق متعددة حسب الحاجة، سواء حسب الموضوع (العلامات)، أو التواريخ، أو إذا كان لديهم قوائم تحقق أو ملفات مرفقة، أو حتى إذا تم مشاركتها أو تم ذكرك فيها.
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك دمجها مع العلامات لمضاعفة قوتها: إن وضع العلامات والتصفية هي الطريقة الأسرع لتنظيم الأشياء دون إضاعة وقت إضافي.في أسفل قائمة المجلدات، يوجد متصفح العلامات حيث ستجد جميع العلامات التي قمت بإنشائها ويمكنك تصفحها.
إنشاء مجلد ذكي من الصفر
إن إعداد مجلد ذكي جديد أمر سريع للغاية ويحدث كل شيء داخل تطبيق Notes؛ لا تحتاج إلى تثبيت أي شيءاتبع هذا المسار العام لإعداد خالٍ من المتاعب:
- افتح الملاحظات على جهاز iPhone الخاص بك. إذا رأيت محتويات مجلد، فانقر فوق "< المجلدات" للانتقال إلى عرض كافة المجلدات.
- اضغط على الزر الذي يشبه شكل المجلد ورمز "+" الذي يظهر في أسفل يسار الشاشة، إنه الوصول إلى إضافة مجلد جديد.
- اختر خيار "المجلد الذكي". سيؤدي هذا إلى نقلك إلى لوحة التصفية..
- أدخل اسمًا للمجلد عند مطالبتك بذلك، من الأفضل أن تكون وصفية (على سبيل المثال، "العمل مع قوائم المراجعة" أو "الوصفات مع الصور").
- حدد المرشحات التي تريد تطبيقها وقرر ما إذا كنت تريد أن تتوافق الملاحظات مع جميع المرشحات مرة واحدة أو أي منها، يظهر هذا الاختيار في الأعلى كشرط "الكل/أي".
- انقر فوق موافق للحفظ. سيتم إنشاء المجلد وتحديثه تلقائيًا من تلك اللحظة..
ابتداءً من الثانية الأولى، سيتم عرض جميع الملاحظات التي تفي بالمعايير المحددة داخل هذا المجلد؛ بالإضافة إلى ذلك، سيتم إضافة كل ملاحظة جديدة تتطابق مع تلك المرشحات تلقائيًا، دون تدخل منك.
تحويل مجلد موجود إلى مجلد ذكي
إذا كان لديك بالفعل مجلد تقليدي يحتوي على الكثير من الملاحظات، فيمكنك تحويله بسرعة إلى مجلد ذكي؛ إنها طريقة سريعة للتبديل من النظام اليدوي إلى النظام التلقائي.للقيام بذلك، انتقل إلى المجلد الذي تريد تحويله واستخدم خيارات القائمة:
- أثناء عرض المجلد الذي تريد تحويله، انقر فوق زر المزيد من الخيارات (النقاط الثلاث). قم بالتمرير لأسفل القائمة واختر "تحويل إلى مجلد ذكي".
- سيقوم النظام بإجراء التغيير وإظهار المرشحات لك، حتى تتمكن من تعديل القواعد التي ستحدد الملاحظات التي تظهر؛ عند الانتهاء، انقر فوق موافق.
هناك تفصيل مهم يجب أن تعرفه: عند تحويل مجلد تقليدي، يتم نقل ملاحظاتك إلى المجلد الرئيسي "الملاحظات" ووضع علامة عليها بنفس اسم المجلد الذكي الجديديضمن هذا عدم ضياع أي شيء، وفي الوقت نفسه، ستساعد هذه العلامة المجلد الذكي على الاستمرار في "التقاط" هذه الملاحظات (وأي ملاحظات أخرى تضيفها بهذه العلامة في المستقبل).
إذا كنت تفضل عدم التحويل، فيمكنك دائمًا الاحتفاظ بالمجلد الأصلي وإنشاء مجلد ذكي باستخدام مرشحات مكافئة؛ ولكن التحويل مثالي إذا كنت منظمًا بالفعل حسب المجلدات وتريد أتمتته..
المرشحات المتاحة وكيفية دمجها
تعمل المجلدات الذكية بناءً على المرشحات التي تحددها؛ يمكنك استخدام واحد أو عدة في وقت واحدهذه هي النصائح الأكثر عملية وكيف تساعدك في العثور على ما تحتاجه بالضبط:
- العلامات: قم بالتصفية حسب علامة واحدة أو أكثر مثل #العمل، #الأفكار، #السفر… إنها الطريقة الأكثر مرونة للتصنيف.
- حالة الملاحظة: سواء كانت مشتركة، أو كانت هناك إشارات إليها، أو كانت ملاحظة لاصقة، أو كانت مثبتة، أو كانت مقفلة؛ من المفيد جدًا فصل العمل التعاوني عن العمل الشخصي.
- قوائم المراجعة: ملاحظات المجموعات التي تحتوي على قوائم المراجعة، مثالي للمهام أو قوائم التسوق.
- المرفقات: ملاحظات تحتوي على صور أو مستندات أو ملفات أخرى، مثالي للوصفات مع الصور أو مستندات العمل.
- التواريخ: تاريخ الإنشاء أو التحرير للتركيز على الأحداث الأخيرة أو فترة محددة؛ حتى تتمكن من مراجعة آخر شيء لعبته.
- المجلدات المراد تضمينها أو استبعادها: حدد المكان الذي تريد جمع الملاحظات منه، ضبط رؤيتك.
بالإضافة إلى اختيار المرشحات، يمكنك الإشارة إلى ما إذا كان يجب على الملاحظة تلبية جميعها مرة واحدة أو ما إذا كان يكفي تلبية واحدة منها؛ هذا القرار البسيط يغير النتيجة تماماعلى سبيل المثال، يمكنك طلب "العلامة #العمل + قوائم التحقق + المرفقات" (جميع الشروط) أو السماح بـ "العلامة #العمل أو قوائم التحقق" (أي منها)، مما سيؤدي إلى توسيع النطاق.
توصية عملية هي أن تبدأ بمرشح رئيسي، وإذا رأيت عددًا كبيرًا جدًا من النتائج، فأضف مرشحًا ثانيًا لتحسين النتائج؛ يؤدي الجمع الاستراتيجي للمرشحات إلى منع المجلد الذكي من أن يكون واسعًا جدًا أو ضيقًا جدًا.
تحرير أو إعادة تسمية أو حذف مجلد ذكي
إذا كنت تريد تعديل القواعد بمرور الوقت، فإن تحرير المجلد الذكي يكون فوريًا؛ لا حاجة لإنشاء واحد آخر من الصفرانتقل إلى المجلد، واضغط على زر النقاط الثلاث، واختر "تحرير المجلد الذكي" لتغيير المرشحات أو الاسم.
لم تعد بحاجة إليه؟ حذفه سهلٌ بنفس القدر: اسحب المجلد إلى اليسار من قائمة المجلدات؛ يختفي المنظر، لكن الملاحظات تبقى سليمةتذكر: نظرًا لأنها عبارة عن مرشحات، فإن حذف المجلد الذكي لا يؤدي إلى حذف أي ملاحظات.
عندما تنظر إلى قائمة المجلدات لديك، ستجد على الفور مجلدات ذكية بفضل رمز الترس الموجود أمام أسمائها؛ هذه التفاصيل المرئية الصغيرة تعمل على تسريع عملية التنقل بشكل كبير..
العلامات: المجلدات الذكية الوقود
العلامات هي الحليف الأفضل للمجلدات الذكية لأنها تسمح لك بتصنيف الملاحظات بحرية دون نقلها؛ يمكنك إضافة علامات متعددة إلى ملاحظة واحدة لتناسبها في سياقات مختلفة.عندما تقوم بإنشائها، سوف ترى هذه العلامة داخل الملاحظة وفي متصفح العلامات أسفل قائمة المجلدات.
مع نظامي التشغيل iOS 15 وiPadOS 15، أصبحت القدرة على إعادة تسمية الملصق أو حذفه عندما لا تكون بحاجة إليه؛ بهذه الطريقة يمكنك الحفاظ على نظامك نظيفًا ومتسقًا.إذا كنت بحاجة إلى إعادة تسمية العلامات أو حذفها، فافعل ذلك من متصفح العلامات نفسه حتى ينعكس التغيير في جميع الملاحظات.
تتمثل إحدى النصائح الجيدة في البدء ببضعة علامات مدروسة جيدًا (على سبيل المثال، #العمل، #الشخصي، #الأفكار، #المشاريع) والتوسع حسب الحاجة؛ إن تجنب العلامات المكررة أو المتشابهة جدًا سيوفر لك الوقت لاحقًا.وبالطبع، استخدم ملصقات بأحرف صغيرة مع أسماء واضحة حتى يسهل تذكرها وتهجئتها.
استخدامات عملية وأمثلة حقيقية
إن سحر المجلدات الذكية يكمن في قدرتها على التكيف مع سير عملك؛ ليس العكسفيما يلي بعض الأفكار التي غالبًا ما تنجح بشكل جيد في الحياة اليومية:
- مذكرات شخصية: ملاحظات تم وضع علامة #diary عليها وتاريخ التعديل الأحدث للتركيز على أحدث الكتابات؛ مثالية لعمليات تسجيل الوصول الأسبوعية.
- وصفات: : علامة #الوصفات + المرفقات (الصور أو ملفات PDF)؛ بهذه الطريقة سوف تجد فقط الوصفات التي قمت بحفظها مع الصور..
- مشاريع العمل: #علامة العمل، مشتركة مع قوائم التحقق؛ تصفية ما يتطلب المتابعة مع الزملاء.
- الأفكار الخام: علامة #الأفكار أو الملاحظات السريعة؛ التقاط إبداعي للفرز لاحقًا.
- وثائق هامة: المرفقات + محظورة، التركيز على ما هو حساس ومحمي.
يمكنك أيضًا مزج مرشحات التاريخ لمراجعة "ما لمسته هذا الأسبوع" أو "ما أنشأته الشهر الماضي". شكل بسيط من التدقيق الشخصيوإذا قمت بتثبيت بعض الملاحظات الأساسية، فقم بإنشاء عرض يجمع فقط الملاحظات المثبتة حتى تتمكن من الوصول إليها في ثوانٍ.
مزايا واضحة مقارنة بالتنظيم اليدوي
مع المجلدات الذكية، سوف تتجنب إضاعة الوقت في نقل الملاحظات من مكان إلى آخر؛ توفير الوقت فوريولن يتعين عليك أيضًا تذكر مكان حفظ كل شيء، لأنك ستقوم ببناء وجهات نظر تعرض لك كل شيء يتعلق بموضوع ما دون المساس بالمحتوى الأصلي.
هناك ميزة أخرى تتمثل في إمكانية دمج المرشحات لإنشاء "نوافذ" محددة للغاية لمعلوماتك، على سبيل المثال "الملاحظات المشتركة مع المرفقات التي تم تعديلها هذا الأسبوع"؛ شيء يصعب تحقيقه باستخدام المجلدات التقليديةوإذا قمت بتغيير نظام الوسم الخاص بك، فلن تحتاج سوى إلى تعديل بضعة مرشحات لجعل كل شيء مناسبًا مرة أخرى.
أخيرًا، من خلال فصل وجهات النظر حسب السياق (العمل، الشخصي، المشاريع، وما إلى ذلك)، تكتسب مساحة ملاحظاتك الوضوح والتركيز؛ تركز على ما يهم في الوقت الحالي دون أي تشتيتهذا هو مفتاح استخدام تطبيق الملاحظات بكفاءة: العثور على ما تحتاج إليه بسرعة.
أفضل الممارسات لتحقيق أقصى استفادة منها
ابدأ ببساطة، باستخدام مجلد ذكي واحد أو اثنين استنادًا إلى العلامات التي تستخدمها بالفعل؛ من الأفضل إجراء عملية الضبط الدقيق بمرور الوقت بدلاً من إنشاء نظام معقد مرة واحدة.عندما تجد أن المجلد يعيد عددًا كبيرًا جدًا من الملاحظات، أضف مرشحًا حسب التاريخ أو قائمة المراجعة أو المرفقات للتخلص من الضوضاء.
حافظ على تحديث علاماتك: إذا لم تعد العلامة منطقية، فقم بإعادة تسميتها أو حذفها حتى لا تظهر في كل مكان؛ التنظيف العرضي يحافظ على تنظيم الأشياءولا تنسَ أنه بإمكانك تضمين المجلدات أو استبعادها في المرشحات لإنشاء وجهات نظر تتجاهل المناطق التي لا تريد خلطها.
بالنسبة للتدفقات التعاونية، قم بإنشاء مجلد ذكي يجمع فقط الملاحظات المشتركة أو المذكورة؛ بهذه الطريقة يمكنك فصل ما تفعله مع الآخرين ولا يضيع أبدًا في الأمور الشخصية.إذا كنت تستخدم الملاحظات اللاصقة بشكل متكرر، فمن الأفضل أن يكون لديك عرض آخر مخصص لها لمعالجتها لاحقًا.
كيفية التعرف على المجلدات الذكية وإدارتها
تساعد الواجهة على: التعرف على المجلدات الذكية من خلال رمز الترس أمام الاسم في القائمة، لهذا السبب من السهل التمييز بينهم وبين العاديينإذا كنت تريد مراجعة شروطه، فانتقل إلى زر النقاط الثلاث للوصول إلى "تحرير المجلد الذكي".
إذا قمت بتحويل مجلد عادي وكنت قلقًا بشأن "أين ذهبت الملاحظات؟" فتذكر أنها تنتقل إلى مجلد "الملاحظات" ويتم تسميتها باسم المجلد الذكي الجديد؛ لا يختفي أي شيء والتسمية هي ما ينشط الفلتريمكنك الاستمرار في التنظيم باستخدام العلامات دون الاعتماد على نقل الملاحظات.
إذا قمت بحذف مجلد ذكي عن طريق الخطأ، فإن الشيء الوحيد الذي ستفقده هو العرض المفلتر؛ تظل المحتويات آمنة في مواقعها الأصليةيمكنك دائمًا إنشاء واحد آخر بنفس المعايير إذا فاتتك.
متى يتم التحديث وما الذي يمكن توقعه في الإصدارات الأخيرة
مع نظام التشغيل iOS 16، اكتسبت المجلدات الذكية مجموعات ومرشحات، لذا إذا كان جهازك يدعمها، فمن المستحسن أن يكون لديك هذا الإصدار أو إصدار أحدث؛ بهذه الطريقة يمكنك الاستمتاع بجميع خيارات الحالة والتاريخ والمحتوى.إذا كنت قادمًا من نظام التشغيل iOS 15، فستلاحظ أن قسم العلامات كان قويًا بالفعل، مع خيارات لإعادة تسميتها وحذفها مركزيًا.
على أية حال، حتى لو كان لديك إصدار أقدم، يظل المنطق العام كما هو: المجلد الذكي عبارة عن مرشح حي يجمع الملاحظات استنادًا إلى القواعد؛ إن التحول الرئيسي في طريقة التفكير هو وضع العلامات بشكل جيد والسماح للآراء بالقيام بالعمل.إنه نظام قابل للتوسع حتى لو زادت مكتبة ملاحظاتك عشرة أضعاف.
الحيل وتحسينات الإنتاجية الصغيرة
إذا كنت ترغب في الاحتفاظ بسجل من نوع اليوميات، قم بإنشاء عرضين: أحدهما لـ "آخر 7 أيام" والآخر لـ "هذا الشهر" من خلال الجمع بين تاريخ التحرير وعلامة #اليوميات؛ في ثوانٍ، سيكون لديك صورة واضحة لنشاطك الأخيربالنسبة للمشاريع، أضف عوامل تصفية استنادًا إلى الملاحظات المشتركة وقوائم المراجعة لرؤية تلك التي تتضمن مهام الفريق فقط.
تبدو الوصفات جيدة بشكل خاص إذا قمت بالتصفية حسب مرفقات الصور؛ بهذه الطريقة سوف تتجنب كتابة ملاحظات نصية غير مهمة بالنسبة لك أثناء الطهي.وإذا كنت تعمل مع الوثائق، فقم بدمج المرفقات + الأقفال للاحتفاظ بما تريد حمايته في متناول يدك.
للحصول على الإلهام، فكر في المجلدات الذكية باعتبارها جزءًا واحدًا فقط من نظام Notes البيئي، إلى جانب القوالب والقوائم والعلامات؛ إن استكشاف الحيل الإضافية قد يؤدي إلى تمكين مؤسستك بشكل أكبرالأمر المهم هو أن تبدأ بالأساسيات وتبني عليها دون تعقيد الأمور.
التبديل من الوضع اليدوي إلى الوضع التلقائي دون فقدان أي شيء
إذا كان لديك سنوات من الملاحظات في مجلدات تقليدية، فلن يكون التحويل أمرًا صعبًا: حيث يقوم النظام بنقل تلك الملاحظات إلى مجلد "الملاحظات" ووضع علامة عليها باسم المجلد الذكي الجديد؛ العلامة هي الرابط الذي يربط المجموعة معًايمكنك الاستمرار في التحرير، أو التثبيت، أو القفل، أو المشاركة كالمعتاد، دون أي مشاكل.
إذا كنت تشعر براحة أكبر، قم بإنشاء مجلد ذكي مكافئ أولاً لترى ما يعود به، وعندما تشعر بالرضا، قم بإجراء التحويل؛ رؤية النتائج ستمنحك الثقةوتذكر أنه يمكنك دائمًا تحرير المجلد الذكي في أي وقت لضبط أحد المرشحات أو التغيير من "جميع الشروط" إلى "أي منها".
لا يتعلق إتقان المجلدات الذكية بحفظ القوائم، بل يتعلق بفهم الفكرة: تعمل العلامات والمرشحات على تحويل مكتبتك إلى وجهات نظر محددة تقوم بتحديث نفسها؛ مع بعض التعديلات البسيطة، تتحول مساحة ملاحظاتك من الفوضى إلى الفائدة والسرعةسواء كنت تريد تنظيم مجلة أو وصفاتك أو مستندات العمل الرئيسية، فسيكون كل شيء في متناول يدك دون الحاجة إلى التلاعب بالمجلدات.
